Порядок изготовления и использования печатей
Принципы изготовления хранения печатей, штампов утверждены в инструкции по делопроизводству. Еще правила указаны в локальном нормативном акте. Компания, где можно заказать штампы, быстро справляется со своей работой.
Изготовление
Нормативный документ компании должен содержать информацию, какие печати и штампы применяются в организации. Еще там говорится о том, кто из руководства решает вопрос изготовления штемпельной продукции.
Обязательно указывается подразделение, размещающее заказ изготовления печатей. В документе должно быть прописано, кто осуществляет учет штампов, выдает их для работы. Значение имеют и правила проведения проверок, нормы хранения. За печати и штампы отвечают конкретные лица.
Создание штемпельной продукции с гербом РФ осуществляется по следующим правилам:
- Выполняется работа полиграфическими и штемпельно-граверными компаниями с сертификатами на свою деятельность.
- Работа выполняется по заказу органов власти, организаций и учреждений, которые имеют государственно-властные полномочия.
Обычно заказы на создание устройств оформляют административно-хозяйственные отделения организаций. Они осуществляют учет печатей, их выдачу.
Журнал учета данной продукции не имеет строго определенной формы. Организации могут применять любой вид документа. Чтобы вести учет, в журнале проставляется оттиск, после чего печать выдается под роспись. Важно вести документ как строгую отчетность: листочки нумеровать, прошивать, ставить подписи.
Нюансы по использованию и хранению
Штемпельная продукция, которая выдается сотрудникам, хранится в запираемых шкафах. Ответственность за законность применения и надежность хранения печати учреждения ложится на руководство. Поэтому оно отвечает за надежность хранения, законность.
Печати и штампы, которые стали непригодными для работы, требуется отдать в административно-хозяйственный отдел. Там их уничтожают по акту, после чего ставится отметка в журнале.
Регулярно подразделение, которое несет ответственность за данные устройства, проверяет соблюдение норм хранения, правильность из использования. Проверки могут быть и внеплановыми, если наблюдается факт неправомерного использования печатей. Затем составляется акт с указанием результатов.
Печати уничтожают в том случае, если они стали непригодными или поменялось наименование компании. Также это происходит при ликвидации организации. В любом случае данный факт требуется закрепить документально.